¿Personalización del software o configuración?

¿Es mejor la personalización del software de gestión o es suficiente con configurarlo correctamente?

En el mundo del software empresarial existe una gran dicotomía: usar el software de gestión según está diseñado haciendo las configuraciones necesarias que se adapten a nuestro negocio o realizar la personalización del software, desarrollos, que nos aporten una capacidad y funcionalidad extra que nuestro proceso de negocio requiere.

Siempre habrá división de opiniones en este aspecto, profesionales que prefieran trabajar con el software lo más próximo “a la caja” y profesionales que consideran que sin la personalización del software no podrán realizar sus procesos de negocio según están diseñados.

Y aquí encontramos la primera gran pregunta que nos podemos plantear a la hora de contratar un nuevo software: ¿revisamos los procesos internos para adaptarnos al estándar de mercado que la plataforma ha diseñado o mantenemos los flujos que hemos arrastrado durante años de una plataforma de software a otra?

Pero no es la única pregunta que debemos hacernos a la hora de adoptar un nuevo software. Elegir configurar de caja o realizar la personalización del software debe hacerse en base a ciertas preguntas que nos darán la clave para tomar la decisión final.

La clave es hacerse las preguntas correctas

En Volteo Digital, Partner Elite de ServiceNow, contamos con una oficina de consultoría que asesora a nuestros clientes a la hora de tomar este tipo de decisiones.

A la hora de asesorar a los clientes si debemos realizar una personalización del software o si mantenemos el proceso de caja les hacemos las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el riesgo o impacto de no realizar la personalización del software?
• ¿Merece la pena la inversión en tiempo y dinero de llevar a cabo la personalización del softwarepor el valor que obtendremos a cambio?
• ¿Cuál es la deuda técnica que estaremos arrastrando en cada actualización?

En primer lugar, podemos preguntarnos cuál es el riesgo o impacto de no realizar la personalización del software. Las personalizaciones no son malas y en muchos casos son indispensables: en todas las empresas, debido a la idiosincrasia de su negocio, existen procesos que no están contemplados en la funcionalidad de caja de las plataformas de software.

Y en ServiceNow, una plataforma de aplicaciones de flujos de trabajo, la personalización del software es intrínseca a la misión de la plataforma. Por eso lo primero es valorar el riesgo de no llevar a cabo la personalización, si esta decisión va a impactar en el negocio deberemos proceder a realizar las personalizaciones necesarias.

Esto nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Qué valor obtendremos a cambio de la personalización del software? En muchas ocasiones el valor que obtendremos es difícil de cuantificar, por eso podemos centrarnos en números tangibles como el número de personas que se verán impactadas y la frecuencia con la que se usará el proceso personalizado.

Estas preguntas adicionales nos darán mayor visibilidad a la hora de decidir si merece la pena la inversión extra.

Si tras el anterior planteamiento seguimos queriendo llevar a cabo la personalización del software debemos considerar la deuda técnica que realizar la misma nos condenará a arrastrar durante los próximos años.

En este escenario el mejor planteamiento es diseñar una personalización del software de bajo riesgo que minimice la deuda técnica respecto al funcionamiento de caja de la plataforma; no tiene el mismo riesgo hacer un cambio en un formulario que modificar una secuencia de comandos de referencia. A mayor riesgo mayor deuda técnica.

En definitiva, cada situación es diferente y debe ser valorada individualmente, por eso a la hora de decidir configurar o personalizar, nuestro consejo es apoyarse en profesionales que nos ayuden a ver el valor y riesgos de elegir una opción u otra.